پیشنویس در برابر نهایی
هر مدرک تازه ذخیرهشده با وضعیت «پیشنویس» شروع میشود (نشان کهربایی). تا وقتی پیشنویس است، داده‌هایش در حال تکمیل به حساب می‌آید و می‌توانید بی‌دردسر دوباره چاپ یا صادرش کنید. وقتی آماده شد، روی «ثبت بهعنوان نهایی» بزنید؛ نشان سبز میشود، مدرک قفل میشود و کادر امضا در دسترس قرار می‌گیرد. تا زمانی که نسخه چاپی همان چیزی نشده که می‌خواهید نگه دارید، آن را نهایی نکنید.
گرفتن امضا
پس از نهایی کردن، کادر امضا زیر مدرک ظاهر میشود. مشتری (یا طرف مسئول) با قلم نوری، انگشت یا ماوس روی صفحه امضا میکند. ShowOps تصویر امضا، نام امضاکننده و زمان امضا را ذخیره میکند — سپس نواری سبز با نشان «امضاشده» و همین جزئیات روی مدرک دیده میشود. امضا بخشی از سابقه دائمی است و پاک نمیشود.
تأیید درخواست بازپرداخت
روی درخواست بازپرداخت، دکمه «ثبت بهعنوان تأییدشده» کنار «ثبت بهعنوان نهایی» دیده میشود. تأیید به مجوز مربوطه نیاز دارد (refund.approve). پس از تأیید، نام تأییدکننده و زمان تأیید روی مدرک ثبت میشود و هر کسی که مدرک را باز کند آن را می‌بیند. تأیید از نهایی کردن جداست و هر دو جداگانه پیگیری می‌شوند.
چاپ دوباره در هر زمان
مدرک را هر چند بار که لازم باشد می‌توانید چاپ کنید — صفحه را باز کنید و روی «چاپ» بزنید. محتوای نمایش‌داده‌شده دقیقاً همان چیزی می‌ماند که هنگام ساختن ذخیره شده، حتی اگر معامله یا خودروی پشت آن بعداً تغییر کرده باشد. فایده ذخیره کردن هم همین است: سابقهای دائمی و قابل چاپ که به داده‌های زنده وابسته نیست.
پرسش‌های متداول
- میتوانم مدرک ذخیرهشده را ویرایش کنم؟
- نه. مدرک ذخیرهشده عمداً غیرقابل تغییر است — همین ویژگی است که آن را به سابقهای قابل اتکا تبدیل میکند. اگر نسخه دیگری لازم دارید، از صفحه معامله یک مدرک جدید بسازید. هر دو در فهرست مدارک همان معامله میمانند.
- اگر مشتری مدرک اشتباه را امضا کند چه کنم؟
- امضا برگشتپذیر نیست. یک مدرک اصلاحشده بسازید و آن را هم امضا بگیرید — هر دو در سوابق میمانند. اشتباه را در یادداشتهای معامله بنویسید تا گزارش ممیزی توضیح دهد چرا دو نسخه وجود دارد.
- چرا دکمه «ثبت بهعنوان نهایی» دیده نمیشود؟
- این دکمه فقط روی مدارک پیشنویس ظاهر میشود. اگر مدرک از قبل نهایی شده باشد، نشان آن سبز است و کادر امضا (یا نوار امضاشده) را میبینید. اگر روی یک مدرک پیشنویس دکمه را نمیبینید، شاید نقش شما مجوز لازم را نداشته باشد — با مدیر سازمان بررسی کنید.