مسودة مقابل نهائي
يبدأ كل مستند محفوظ بحالة مسودة (شارة كهرمانية). أثناء كونه مسودة، تُعامل بياناته على أنها قيد الإعداد، ويمكنك إعادة الطباعة أو إعادة الإصدار دون تبعات. اضغط 'وضع علامة نهائي' عند الجاهزية؛ تتحول الشارة إلى الأخضر، يُقفل المستند، وتظهر لوحة التوقيع. لا تضع علامة نهائي إلا حين تتأكد أن النسخة المطبوعة هي ما تريد الاحتفاظ به.
تسجيل التوقيع
بعد وضع علامة نهائي، تظهر لوحة التوقيع أسفل المستند. يوقّع العميل (أو الطرف المسؤول) على الشاشة باستخدام قلم رقمي أو الإصبع أو الفأرة. يحفظ ShowOps صورة التوقيع واسم الموقِّع ووقت التوقيع — ثم يُعرض شريط أخضر 'موقَّع' يحتوي هذه التفاصيل. يصبح التوقيع جزءًا من السجل الدائم ولا يمكن إزالته.
اعتماد طلب الاسترداد
بالنسبة لطلب الاسترداد، يظهر زر 'وضع علامة معتمد' بجانب زر 'وضع علامة نهائي'. يتطلب الاعتماد صلاحية محددة (اعتماد الاسترداد). بعد الاعتماد، يُسجَّل اسم المعتمِد ووقت الاعتماد على المستند، ويظهران لكل من يفتحه. الاعتماد منفصل عن العلامة النهائية، ويُتتبَّعان معًا.
إعادة الطباعة في أي وقت
يمكن طباعة المستند بعدد المرات التي تحتاجها — افتح الصفحة واضغط 'طباعة'. يبقى المحتوى المعروض كما حُفظ عند الإنشاء، حتى لو تغيّرت بيانات الصفقة أو المركبة لاحقًا. هذه هي قيمة الحفظ: سجل دائم وقابل للطباعة، مستقل عن البيانات الحيّة.
أسئلة شائعة
- هل يمكنني تعديل مستند محفوظ؟
- لا. المستند المحفوظ غير قابل للتعديل عن قصد — وهذا ما يجعله مفيدًا كسجل. إذا احتجت إلى نسخة مختلفة، أنشئ مستندًا جديدًا من صفحة الصفقة، وسيظهر النسختان في قائمة مستندات الصفقة.
- ماذا أفعل إذا وقّع العميل المستند الخاطئ؟
- لا يمكن التراجع عن التوقيع. أنشئ مستندًا مصححًا واطلب توقيعه أيضًا — ستبقى النسختان في السجل. سجّل ملاحظة في تعليقات الصفقة لتوضيح وجود نسختين في سجل التدقيق.
- لماذا لا يظهر زر 'وضع علامة نهائي'؟
- يظهر الزر فقط للمستندات في حالة مسودة. إذا كان المستند نهائيًا بالفعل، فستكون الشارة خضراء، وستظهر لوحة التوقيع (أو شريط التوقيع). إن لم يظهر الزر مع مستند مسودة، فقد لا تملك صلاحية كافية لذلك — راجع المسؤول.